Huurdervereniging ERKOPA verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In deze privacyverklaring geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door ERKOPA.
25 MEI 2018
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam en adres. Wanneer een combinatie van deze gegevens naar jou herleid kan worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres, telefoonnummer of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s worden gezien als persoonsgegevens.
ERKOPA verwerkt persoonsgegevens van bewoners van de flatwoningen aan de Erasmusstraat, Robert Kochstraat en de Pasteurstraat.
Maandelijks wordt een overzicht van bewoners ontvangen van Rebo Vastgoedmanagement. Dit bestand wordt na verwerking van de gewijzigde gegevens door ons vernietigd. De gegevens worden door ons overgenomen in een (Excel) bestand. De persoonsgegevens bestaan uit naam, voorletters, adres, telefoonnummers en e-mailadres.
De secretaris en penningmeester, onder verantwoordelijkheid van de voorzitter, verwerken persoonsgegevens in Microsoft Excel.
Als je lid wilt worden van ErKoPa hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, zorg dragen voor informatie over onze activiteiten en bijeenkomsten als de jaarlijkse ALV. Als je eenmaal lid van ErKoPa bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen. Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, eigen bijdrage bij activiteiten, statistische analyses enzovoorts.
Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.
Je kunt zelf niet rechtstreeks bij je persoonsgegevens. Door het benaderen van secretaris of penningmeester kun je echter alle gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschap of relatie met ErKoPa, ter inzage vragen en desgewenst laten bewerken. Voor de uitoefening van bovengeschetste activiteiten beschikken wij slechts over namen, adressen, telefoonnummers en email adres (tenzij je aangegeven hebt dat deze gegevens geheim zijn). In de bankomgeving, die wordt beheerd door de Penningmeester, beschikken wij ook over banknummers van de bewoners die de contributie per bank betalen.
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren?
Dat kunnen wij alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Dus eigenlijk niet.
Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden na uitschrijving/verhuizing niet bewaard.
Bij de verwerking van persoonsgegevens is ErKoPa gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door ErKoPa kun je terecht bij een van de bestuursleden.
ErKoPa kan je serviceberichten sturen. Denk hierbij aan een bevestiging van je inschrijving voor een activiteit.
ErKoPa behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy beleid. Je kunt het privacy beleid terugvinden in ons (gele) Informatie Boekje.